中國物流有限公司瀘州老窖項目
合同物流業務信息化案例
關鍵詞:AG9、中國物流有限公司、瀘州老窖、成品酒、合同物流、信息化、案例
一、項目背景
中國物流有限公司(以下簡稱中國物流)與瀘州老窖股份有限公司(以下簡稱瀘州老窖)基於成品酒的合同物流項目,於2011年07月份正式啟動。該項目以瀘州老窖特曲、頭曲類高中端成品酒的銷售物流業務為主要服務對象;以中國物流在全國的四十多家分公司為物流網絡平台;通過建立一個銷售物流中心(瀘州酒業物流園)、兩個二級RDC(重慶、成都)、五個三級RDC(北京、沈陽、南京、廣州、烏魯木齊);實現覆蓋瀘州老窖全國各類經銷商(客戶)的銷售物流業務服務。主要服務內容包括幹線運輸(含公路、鐵路、水運)、區域內轉運、倉儲、裝卸以及流通加工作業等。年貨物吞吐量達到70萬噸。
二、信息化之前麵臨的問題
   一方麵,在項目正式啟動之前,中國物流就與瀘州老窖有過業務關係,但這些業務都是單純的貨物運輸或者倉庫業務,沒有上升到合同物流的層次,合作雙方對物流信息化本身並沒有投入太多的關注。由於該項目是基於雙方多年在業務上的信任關係,沒有更多的考慮到合同物流業務與單純的運輸業務的區別,更沒有把信息化工作擺在支撐合同物流業務的必要高度;所以直到該合同物流項目正式啟動,都沒有信息化的正式介入;甚至在業務流程裏,都是通過傳遞紙質單據來驅動整個業務的運作。沒有信息化管理的業務最容易出現的問題就是:信息反饋滯後以及業務跟蹤和統計困難。雖然後來通過采用即時通信工具傳送消息和報表,但依舊不能從根本上解決問題。
   另一方麵,該項目啟動初期,屬於邊申報、邊建設、邊運作的三邊項目。在基礎工作的準備上,也有很多不到位的地方,尤其是在人員招聘上。該項目的位置在瀘州酒業園區,距離瀘州市區有二三十公裏。一方麵是項目啟動初期嚴重缺少熟悉合同物流業務的項目經理;另一方麵是缺少熟悉倉庫和運輸現場業務管理的操作員工。人員的不熟練也是導致在業務開展初期困難重重的很大原因。
   基於上述兩大原因,造成了項目運作初期的一係列不順暢,主要體現在一下幾個方麵:
1、業務流程安排上,由於信息無法實時傳遞,整個項目的各個崗位之間,是串行工作,而不是並行工作。也就是說,下一環節崗位的員工必須要等上一環節崗位員工的工作完成,才能開始其工作,由此大大增加了整個合同物流的作業時間。項目初期,從獲得銷售訂單指令,到貨物實際裝車發出,整個作業時間要四天左右,達不到客戶所要求的三天以內發車的最低標準。
2、由於是串行作業,大量的作業不得不被安排在夜間進行。為了保證項目進度,有些崗位的主要工作被安排在夜間,經常要到晚上十一二點甚至淩晨兩三點。比如計劃崗位整個白天都在接收客戶指令,並作出調度與裝車計劃,要到下午四五點才能完成當天全部計劃;而製單崗位接到當天計劃後,隻能在晚上製作各種銷售訂單、出庫指令單、裝車單等。第二天運輸組接到指令單後,安排貨運車輛,等車輛到達倉庫時,一般已經是下午,倉庫的出庫作業又被大量延遲到夜間操作。夜間作業導致員工疲勞、勞動效率與勞動積極性大大降低,人員流動頻繁;造成了很嚴重的惡果。
3、由於信息反饋的不及時,以及沒有信息管理手段,導致各方麵的工作容易出錯。倉庫每天下午六點匯總庫存報表給計劃部門,但這些庫存裏沒有扣除掉當天晚上要出庫的貨物,計劃部門第二天依照庫存數據做計劃的時候,數據已經不準確。而依照不準確庫存做出的計劃,很容易導致車輛到倉庫裝貨的時候發現倉庫裏貨物不足。由此造成的錯誤處理等一係列無效作業,並且帶來了混亂。
4、仍然是由於信息反饋的問題,車輛到達倉庫區域後要等排單人員確定出貨倉庫,而不是事先就確定了出貨倉庫。由此造成倉庫現場大量貨車的無序排隊現象。以及裝卸人員趁亂向司機索要所謂額外裝卸費的現象也時有發生。業務現場混亂、嘈雜,幹擾了業務正常運作,影響了公司形象。
5、由於倉庫現場管理人員缺乏經驗,倉庫內部管理比較混亂。一方麵,倉庫內部沒有規範的貨位劃分,沒有形成規範的描述貨物位置的用語;另一方麵,迫於生產線壓力,對於進出比較頻繁的商品擺放比較混亂,同一種商品可能分散擺放在倉庫的多個地方。出庫時,找不到貨或者出錯貨的現象時有發生。迫切需要建立一套規範化的貨位管理模型,同時又要降低庫管員對貨物定位的管理難度。
三、信息化推進情況
(一)信息化的主要目標
   鑒於項目初期運作的困難以及出現的問題,最大的原因就是因為信息不及時以及員工對業務不熟練,導致整個業務操作過程磕磕碰碰。如何通過信息化手段解決信息反饋不及時不準確、信息溝通不順暢;如何通過信息化手段降低現場管理難度,使得無業務經驗的員工也能快速進入角色、熟悉現場業務管理,這是本次信息化項目的最大課題。
(二)信息化推進思路及關鍵點
   從整個業務問題點來看,信息反饋不及時不準確集中體現在倉庫入出庫業務上,不管是因為業務流程問題還是因為員工管理能力問題;解決問題的核心,是通過倉庫管理係統(WMS)實現庫存數據的及時準確更新,並且通過簡單有效的途徑分發到相關的業務崗位(計劃組、製單組、運輸組、各項目經理、總監等)。
   1、由庫管員操作電腦入出庫業務,實時更新係統庫存,並提供在線實時查詢庫存的功能給各個相關部門,保證了各業務環節數據的實時準確更新。
   2、計劃和調度組根據實時準確的庫存,安排出庫和裝車指令,大大提高了計劃的準確度,降低了因為庫存不準確造成的計劃錯誤。
   3、計劃組下達的出庫和裝車指令,倉庫和運輸現場的管理人員能立刻通過係統看到,減少了等待時間;幾乎可以在每個計劃下達的同時,安排車輛調度和倉庫裝卸作業。並行作業可以大大縮短作業時間。
   4、倉庫組接到出庫指令後,可以事先確定貨物所在的倉庫,車輛到達後不用再等待,減少無序排隊的時間。
   5、通過完善的倉庫軟件管理體係,建立標準的貨位管理模型以及入出庫管理流程。通過該流程來規範和約束現場管理員的操作,提高了入出庫作業的效率和準確度,減少了出錯貨的幾率。
(三)實施過程中的難點及應對策略
   1、通過應用“雲服務器”,大大縮短係統搭建時間。
項目從2011年07月份啟動。但因為是三邊工程,前期準備工作不充分;在接到緊急啟動信息化應急預案的時候,信息化準備工作基本為零。這時候,如果通過傳統的方式采購服務器、建設服務器、托管等一係列工作,要消耗將近一個月時間;而項目是不等人的,如果拖了一個月的服務器搭建時間,有可能項目運作就會崩潰。通過租用公共雲服務器平台,大大縮短了搭建時間;原本需要一個月的時間,縮短到一天之內完成。租用雲服務器平台與傳統的搭建物流服務器平台相比,具有周期短、維護方便、可擴展性強、安全穩定等特點,適合絕大多數合同物流項目的信息化建設中基礎平台搭建工作,值得借鑒。
2、現場網絡基礎差,實施人員要掌握信息化的十八般武藝。
倉庫信息化,遠遠不隻是實施軟件的問題,有客戶協調、人員溝通、業務調整等。本項目倉庫是距離瀘州市二三十公裏的偏遠地區,電話都難通,更不要說網絡。而從瀘州老窖廠區遷出的網線,帶寬不夠,且經常容易掉線,網絡條件非常差。嚐試過電信的無線網卡,仍然是因為地遠偏僻,信號不穩定網速太慢而放棄。而所在的物流園區沒有預先規劃任何網絡布線。實施人員現場申請光纖專線,並且在兩天內開溝挖槽,搭建起基本的網絡通道,保證信息係統的順暢穩定運行。
3、通過流程改造建立自動追責機製,保證流程自動良性運轉。
關於數據及時準確的統計問題,在沒有信息化的情況下,每天一次的信息匯總有非常嚴重的滯後;而在信息係統上線後,信息反饋和統計交給了係統來自動處理,但由於倉庫管理人員上交實際作業單據的時間也有一定的滯後(大概2到3小時),且開始時庫管員經常遺漏單據。通過製度約束(獎懲製度),有一定情況的緩解,但這種約束無法從根本上解決庫管員因為不理解不支持信息化工作,造成數據錄入不及時甚至遺漏。通過流程調整,將“推動式管理”,變成“拉動式管理”;不是由製度來約束員工應該怎麽做;而是由關聯崗位之間互相約束,讓整個過程自動運轉,自動核查,形成一個良性互動機製。針對庫管員不及時上交實際作業單據的問題,AG9對開具出門條流程做了一點微調,出門條隻能係統打印,且蓋公司章;而打印出門條的依據是看到了實際出庫完成單據(有庫管員簽字蓋章)。這樣如果司機出不了門,就會直接去催庫管員提交單據。這樣,通過係統打印出門條的限製,就形成了自動追責機製,讓庫管員無法以其他理由推遲或遺漏實際作業單據。當然,良性運轉機製不僅僅是通過流程裏不同崗位之間建立的約束關係,還包括通過信息係統建立可量化的績效考核指標;庫管員從接到出庫指令開始,到提交實際的作業完成單據,係統自動計算之間的時間,並作出作業效率的考核數據。
4、確保期初數據的準確性是信息化能夠成功的最大保障。
期初數據非同小可,期初數據如果設置不正確,等到業務開展過程中再發現,再來修改的話,會要付出非常大的代價。牛鞭效應在這裏體現得非常明顯。在信息化項目啟動初期,由於倉庫管理人員對信息化數據要求的重要性意識不夠,對期初庫存的盤點工作有消極怠慢現象,導致要求一天內盤點完成的工作,兩三天還未完成。而在這兩三天的盤點過程中,又有大量的入出庫操作。最後導致期初庫存與盤點期間的入出庫操作內容混亂,無法獲得準確的期初庫存數據。在整個項目實施過程中,有兩個倉庫出現了盤點返工現象,導致幾十個項目參與人員兩個星期的工作量浪費。為保障期初數據的準確,必須製定完善的盤點製度,明確盤點人員及其他相關人員的工作責任獎懲機製。
5、一把手對信息化工作是否真正重視,是信息化成敗的關鍵
在整個信息化的過程中,一把手的態度起了非常重要的作用。初期的時候,一把手隻是指派了幾個人協同工作,而其對信息化的決心以及態度沒有傳遞給員工,給員工的感覺是這事不太重要、可有可無。而當出現了返工情況,浪費了大量人力時,領導意識到了問題的嚴重性,親自現場指揮。員工感覺到了領導的決心與威嚴,不得不予以重視。在這裏,AG9深有體會,關於信息化這事,領導重視不重視,不是掛在口頭上的;而是通過領導的威嚴,讓下屬感受到領導對信息化這件事的決心。對於下屬來說,不成功,就成不了仁,隻有走人。這就是所謂“一把手工程”的詮釋吧。
四、後評價、感想及展望
(一)、信息化成果
經過為期兩個月的現場實施,在全國範圍內五個RDC導入合同物流業務係統,建立了適合瀘州老窖合同物流業務的信息化體係,實現了入出庫業務的實時操作以及庫存數據的全局動態查詢,保障了整個業務過程中數據的及時性和準確性。本次信息化實施,完全是按照解決業務問題的思路來進行,具有明確的目的性;而不是為了信息化而信息化,所以也取得了比較明顯的效果。主要體現在一下幾個方麵:
1、完善了業務流程體係,通過信息係統來驅動整個業務流程體係,提高了整個合同物流鏈條的效率,從接到客戶指令到裝車發出的時間,由原來的四天縮短到兩天,提高了將近一倍的效率。
2、物流信息的及時、準確傳遞,減少了業務傳遞過程中的滯後和錯誤的發生,提高了計劃的準確率,計劃失誤率由原來的20%降低到3%以下。大大減少了因為修改計劃內容而帶來的額外工作。
3、信息化的業務驅動模型,不同崗位之間可以並行工作,大大減少了員工的夜間工作時間,提高了員工工作效率、降低了人員成本。整個企業的員工加班費用從實施前的每月17萬左右,降低到不到5萬。其中最重要的是,一線員工得到了足夠的休息時間、因工作疲勞導致的埋怨情緒得到緩解,因長期連續夜間加班而導致員工辭職的現象不再發生,保證了員工隊伍的穩定性。
   4、采用了比較規範的倉庫業務信息化管理體係,大量的數據存儲與統計工作由軟件係統輔助完成,降低了現場管理員工的工作強度和工作複雜度。尤其在貨位管理上,不用再由人工來記憶貨物的存放位置,而由係統自動發出指令。通過信息化的規範管理降低了企業對關鍵崗位員工的依賴程度,緩解因有經驗員工的短缺給企業造成員工管理上的惡性循環。
5、其他管理難題也得到有效緩解,如車輛現場裝車排隊問題已經不再存在。透明化的庫存管理,使得丟貨、缺貨的情況大大減少,庫存安全得到了有效保證。
(二)、信息化結果感想
本次瀘州老窖合同物流項目的信息化實施,在前期準備階段比較匆忙,這種匆忙的主要原因是因為項目操作初期對信息化重視程度不夠造成的。但也正是因為這種重視不夠,使得本次信息化建設具有很明確的目的性,就是要通過信息手段來解決實際操作中的問題。所以,AG9第一個感想就是,信息化的成功,首先要有個明確的目的,這個目的不是為了應付客戶檢查、不是為了響應上級號召,而是為了實實在在的解決業務問題,幫助企業更好的管理物流業務。員工(尤其是管理層)認識不到信息化目的的企業,就不要盲目上馬信息化建設,否則必將又是一個失敗項目,或者僅僅是一個形象擺設的麵子工程。
在整個實施過程中,遇到過各種困難,比如服務器建設(購買硬件、建設機房等都需要花費時間和資金)、網絡搭建、倉庫管理規範、單據錄入問題等。實際上,對於信息化建設本身,這些問題都不該算是問題;但如果與信息化相關的人員,認識不到信息化的重要性,不會去計算信息化的投入與產出比,就會認為這些事很麻煩、瑣碎,不願意去做。然而,所有的物流業務,都是向精細化管理來要效益,而信息化本身也是精細化管理的有效手段。怕麻煩、怕瑣碎的想法是肯定不對的。隻有放下架子、看清方向,專項突破,所有的事情才會迎刃而解。套用那句古話,天下事有難易乎,為之,則難者亦易,不為,則易者亦難矣。信息化體現的不僅僅是態度,更是執行力。
經過多個合同物流項目信息化的建設經驗分析,發現可以總結出基本適合所有的合同物流業務框架的信息化軟件體係。比如業務主體可以總括為貨主、物流公司、承運商、經銷商;基本業務流程可以分為接單、審單、計劃調度、出庫、裝車、在途、簽收等幾個過程。而通過這些過程的歸納整理,形成一套完善的合同物流信息化體係,由此而推廣到各類不同合同物流業務中。信息化軟件體係及其標準的建立,可以為其他合同物流業務的信息化提供參考,使其在項目建設初期少走彎路、降低風險。
(三)展望
   在本項目中,主要是完成了合同物流業務中與倉庫相關部分的信息化工作。除此之外,AG9還規劃了單據管理平台、運輸管理平台、查詢與統計分析平台。AG9相信,當將這些平台全部設計與實施完成並形成一個完整的合同物流信息化軟件體係後,瀘州老窖合同物流項目的整體水平將再上一個台階。
   另外,新技術的應用能大大提高物流操作效率、節省管理成本。AG9期望在下一期的係統改善中引進條碼技術,在貨位管理、入出庫檢驗、裝卸作業上減少操作時間,降低出錯幾率;引進物聯網技術,應用RFID電子標簽,建立高端酒類商品在全供應鏈上的可追溯機製,降低高端酒類產品在物流過程中的操作風險。
 
 
中國物流有限公司
北京AG9科技有限公司
2012年05月20日

 

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